Referat af bestyrelsesmøde torsdag den 16. juni 2022 kl. 19:00
Deltagere:
Formand Niels Kjeldsen, næstformand Jesper Bay Esbensen, kasserer m.m. Britta Pedersen, sekretær & IT Michael Christensen, SGS Ungdom-kontakt Anders Thorsted.
Afbud fra: suppleant med foretræde og referent Robert Kosiara-Pedersen, suppleant med foretræde Arne Strange, suppleant med foretræde Magnus Reitzel.
Dagsorden
- Meddelelser fra formanden
- Bemærkninger vedr. Havnebestyrelsen
Niels og Jesper er valgt ind i havnebestyrelsen. Niels som repræsentant for SGS og Jesper som kasserer.
- Underskrift af sidste bestyrelsesmødereferat + drøftelse af format
Michael sender sidste referat til Niels til underskrift, som returnerer samme, når underskrevet. Sekretæren vil fremover arkivere underskrevne protokoller digitalt.
Alle har meldt tilbage, at SGS’ vedtægter er blevet nærlæst.
Niels havde skrevet og uddelte et skriv omkring hvilke forventninger, der er til bestyrelsens medlemmer.
- Samarbejde kasserer og næstformand
Britta og Jesper vil sammen gennemgå de kassererrelaterede forretningsgange og iværksætte eventuelle opdateringer efter behov. Ønsker om bankprodukter og fuldmagtsforhold, inkl. omfang af ihændehavelser af Dankort aftales med Jyske Bank for efterfølgende bestyrelsens godkendelse.
Britta har det overordnede økonomiske ansvar og anviser alt til betaling som tidligere, hvorfor opdatering af fuldmagter til kassererens virke har førsteprioritet. Andre fuldmagtsudstedelser skal godkendes endeligt og underskrives af tegningsberettigede (formanden) i forbindelse med Jesper (næstformanden), efter præsentation og godkendelse af bestyrelsen inden udstedelse.
- Meddelelse fra kassereren
- Tilretning af ”bank-produkter” og fuldmagtsforhold
Er indsendt af alle til Jyske Bank på E-Boks, Britta sørger for det fornødne.
- Eventuelle bemærkninger til regnskabsforhold siden sidst
Indkøb af ny rengøringsvogn til klubhus er bevilget. Britta sørger for køb.
Ligger meget stabilt på ca. 180 medlemmer. Afregning for refusion af ungdomsmedlemmer og ordinært regnskab 2021 er sendt til kommunen.
- Meddelelser fra bestyrelsen – bordet rundt
- Standerhejsning (noget at huske på til næste år?)
Det kniber lidt med vores sangstemmer, derfor prøver vi med lidt supplerende musik til næste år. Evt. andre sange.
Standernedhaling bliver den 2. oktober – som sædvanligt med en lille kapsejlads og efterfølgende frokost i klubhuset.
Invitation til Sankthansaften udsendes af Britta.
Der henvises til de øvrige punkter.
- Status underafdelinger og udvalg
Det går godt. Sejlads mandag og onsdag med nye elever. Der forventes 3-4 nye medlemmer.
Til Spas og Sejlads er 16 tilmeldt. Der er p.t. 20-22 ungdomsmedlemmer. Vi vil godt have specificeret antal medlemmer under familiemedlemsskab. Anders vender tilbage med det eksakte antal.
Der er søgt om tilskud til bærbare VHF-radioer. Ungdom har fået 6.400 kr. fra TrygFonden. Niels vil tale med havnen om mulige havnepladser til de 2 RIB’er. Indkøb af pontoner, som RIB’erne kan trækkes op på, vil være et must, da de ikke kan tåle at ligge i vandet.
Sejltøj til instruktører er på ønskelisten – evt. gennem SLAM eller anden sponsor. Budget udarbejdes.
- Kapsejlads /Michael & Magnus
IF-klubben har afviklet et lille lokalt stævne over 3 dage (10-12 juni) med stor succes i dejligt sejlervejr. Stor tak til alle, der hjalp til. Ungdom er inviteret til at sejle med til DM – plan under udarbejdelse.
Onsdagssejladserne kører i øjeblikket uden dommer, da Ulrik er syg. Der skydes og tages i mål fra bådene.
Vi minder om at IF DM afholdes af SGS 12-14 august. Magnus er primusmotor og vil holde bestyrelsen og samtidigt/successivt klubben orienteret via opslag på hjemmesiden og Facebook-gruppen.
- Familiekapsejladsudvalget /Britta & Niels
Familiekapsejladsudvalget har bidraget med en stor grill til fælles afbenyttelse, hvilket bestyrelsen siger stor TAK for!
Vi forsøger at få den anden skolebåd med i onsdagssejladserne, hvis skoleudvalget kan tilslutte sig.
- Klubhusudvalg /Niels
- Tjekke klubhusfundament
Niels arrangerer med klubhusudvalget.
- Udendørs loungeområde (indkommet forslag)
Anders har et forslag til indkøb af lounge-møbler samt forslag til bedre udnyttelse af officersmessen? Planen er under udarbejdelse, og præsentation til bestyrelsen følger.
- Rengøring i forbindelse med udlån af klubhuset.
Bestyrelsen har en bøn til alle os privilegerede medlemmer af SGS, der mod et beskedent gebyr har mulighed for at låne vores klubhus til private arrangementer. Vi må bede om, at vi sætter fokus på en bedre rengøring efter private arrangementer. Alle aktiviteter i SGS – på nær en enkelt – er baseret på frivillige indsatser. Undtagelsen er den lønnede ugentlige rengøring af huset, der dog kun omfatter rengøring efter normale sejlsportsklubsaktiviteter. Rengøringen finder sted på en fast dag og ikke før eller efter private forsamlinger eller fester. Dvs., at man kan risikere, at lokalerne, man låner, har ”brugsspor” efter sejlsportsklubsaktiviteter. Det kan indebære, at man måske skal acceptere, at der både skal rengøres før og efter ens private gæsters besøg i vores klubhus.
Det er vigtigt, at vi, der benytter os af muligheden for at låne huset, er særdeles omhyggelige med rengøringen. Kravet er derfor, at man bestræber sig på at efterlade alle lokalerne i en bedre rengjort stand, end da de blev overtaget. Det betyder, at der skal fejes, støvsuges, skrubbes og skures og tørres af overalt fra komfurer til toiletter og alt derimellem, uanset om det umiddelbart ser ”rent nok ud”, eller ”at sådan så det ud, da vi overtog lokalerne”. Der skal være helt rent, når man slukker og lukker.
Bestyrelsen overvejer, om et depositum som garanti for rengøring og/eller en fast aftale med et rengøringsselskab skal kunne tilbydes, så rengøring kan tilkøbes, hvis man ikke har tid eller kræfter til at udføre rengøringen selv.
Sejlsportsaktiviteter i huset har førsteprioritet i forhold til udlån.
Der mindes om, at låneperioden for klubhuset er fra kl. 10:00 på dagen til næste dag kl. 09:59.
Udlånskontrakten er under revidering og vil blive lagt ud på hjemmesiden, når den er færdig.
Se Automatudvalg
Skrive i kalenderen, hvem der lejer klubhuset, og til hvilket formål.
Forslag modtaget til nedlæggelse af ølautomaten og i stedet sætte et køleskab op med lås på. Hvor mange øl skal det rumme? Britta tager kontakten til Automatudvalget og evt. Tirsdagsbevægelsen for at lodde stemningen på dette punkt.
Hjemmesiden er opdateret på flere punkter, og den bliver i nær fremtid flyttet til en ny Host, som giver større kapacitet og hastighed. Det er formodentligt til samme pris eller billigere.
SGS’ bestyrelse har overtaget administrationen fra Allan Jensen på Facebook-gruppen Sejlklubben Greve Strand. P.t. 65 medlemmer – håber på flere interesserede/følgere og aktive. Michael kontakter Allan vedr. overdragelsen.
- POP-UP-udvalg /Niels
- Jubilæumsarbejdsudvalg
Niels og Jesper er tovholdere.
- Klubudviklingsudvalg – drøfte, om der skal etableres et sådant (igen)
Jesper og Niels står for udvalget.
- Sommer- og vinteraktiviteter
- 70 års Jubilæum 27. august 2022
SGS vil holde åbent klubhus, sandsynligvis med tilbud af mad og drikke, samt åbne både, hvor interesserede kan kigge ned. Hvem vil lægge både til? Hvem vil give en hånd med til praktiske ting? Kontakt Niels!
SGS Ungdom planlægger og arrangerer særskilte begivenheder på dagen.
2/10-22.
Forventet dato for næste Generalforsamling 9/3-23.
Forslag til vinteraktiviteter:
- Medlemmers beretninger om togter
- Kurser i knob/fortøjning/havnemanøvre/brand om bord etc.
- Sikkerhed generelt
Nye / andre forslag modtages med taknemmelighed
- Eventuelt – Ingen bemærkninger.
- Næste bestyrelsesmøde 4. august kl 19:00
Med venlig hilsen på bestyrelsens vegne fra formanden
